Arrêtez de courir après le temps : 5 astuces pour devenir un pro de l’organisation
La gestion du temps est essentielle pour améliorer votre productivité en tant qu'entrepreneur. Voici 5 conseils essentiels et actionnables immédiatement que j’applique et que je donne aux entrepreneurs que j’accompagne.
1 - Désactiver les notifications
L'une des premières choses à faire pour améliorer votre productivité est de désactiver les notifications sur votre téléphone (et votre ordinateur). Les notifications sont une grande source de distraction et vous font perdre votre concentration et un temps considérable. Quand on est interrompu dans une tâche, il faut compter environ 23 minutes pour s'y remettre intensément. La meilleure chose à faire pour vous aujourd'hui est de désactiver vos notifications d'applications dans les paramètres de votre téléphone.
Ma méthode : Les seules notifications qui subsistent sur mon téléphone sont les SMS et les appels. Et même avec ça, il m'arrive souvent de travailler en silencieux pour ne pas être dérangée. J'ai désactivé également les notifications de messageries instantanées de type Messenger et WhatsApp et j'y vais de manière groupée pour consulter les différents fils de discussion.
2 - Travailler par blocs de temps Ma deuxième astuce consiste à travailler par blocs de temps. Je planifie dans ma journée des blocs de temps dédiés à des tâches spécifiques. Par exemple, vous pouvez réserver un bloc de deux heures pour votre communication en ligne, puis un autre bloc pour répondre aux e mails et un autre encore pour les tâches administratives. Travailler par blocs de temps vous permet de mieux vous concentrer sur une tâche spécifique et de l'accomplir plus rapidement. Cela vous aide également à vous organiser plus efficacement et à mieux gérer votre temps.
Ma méthode : Dans mon quotidien, j'ai des blocs de temps pour mes tâches quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles qui sont calés comme si c'était des rendez-vous physiques. Ainsi, je ne positionne pas de rendez-vous ou autres tâches sur ces moments-là.
3 - Utiliser un timer
Ce petit outil visuel peut vous aider à mieux vous concentrer et à travailler plus efficacement Un timer est un petit compte à rebours visuel d’une heure que vous actionnez avec une molette et sur lequel vous voyez le temps défiler. Définissez une période de temps pour chaque tâche et utilisez un timer pour vous rappeler quand il est temps de passer à la tâche suivante. Plus on a de temps pour faire les choses, plus on l’utilise. Avec le timer, vous êtes plus concentré et votre esprit travaille plus rapidement.
Ma méthode : Je l’utilise quand je travaille sur mon bloc de temps gestion des mails par exemple mais il peut être utilisé pour beaucoup d’autres situations pro et perso (Voir défiler le temps lorsque vous animer une formation, montrer à vos enfants combien il reste de temps avant le départ à l'école,...)
4 - Avoir un temps dédié pour les mails
Il est beaucoup plus productif de travailler sans être interrompu par des mails toute la journée. Définissez un temps dédié pour vérifier et répondre à vos e-mails une à deux fois par jour. Cela vous permettra de mieux gérer votre temps et de rester concentré sur vos tâches les plus importantes.
Ma méthode : Je consulte mes mails 1 fois par jour, le matin, avant de commencer autre chose. J'ai un bloc de temps de 1h dédié à cela qui comprends les mails et les messages et interactions sur les réseaux sociaux. Pour moi, aucun mail n'est "urgent". Pour les urgences, j'invite les personnes à me contacter par un autre canal (SMS)
5 - Prévoir un créneau dans la semaine pour les imprévus et urgences
Soyons clair, ce qui fiche en l'air une organisation, ce sont souvent les imprévus qui bousculent votre planning. Dans la semaine, vous ne pourrez pas échapper aux tâches imprévues ou problèmes urgents qui nécessiteront votre attention immédiate, alors planifiez du temps pour cela. En planifiant un bloc de temps "imprévus", vous pourrez mieux gérer votre temps et arrêter de courir après le temps.
Ma méthode : Mon jeudi après-midi est mon bloc de débordement. En début de semaine il est vide et il se remplit de ce que j'ai dû différer pour traiter les urgences pendant la semaine. Avec ces 5 conseils, vous gagnerez déjà un temps considérable. Et si vous avez besoin d'un petit coup de boost et d'un accompagnement personnalisé pour vous lancer, on peut en discuter.